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Excel教學｜8種常用Excel函數基礎教學｜SUM、SUMIF、COUNTA、COUNT、VLOOKUP分享2024-04-18

 

職場文書行政工作必備的Excel技巧，想從基礎開始練習嗎？這次來分享8種超常用的Excel函數，從資料加總、計算資料個數到回傳資料，同步帶您分解函數實務應用的範例，絕對是您需要的保母級教學！

以下整理分享，可點目錄快速查看
．LEFT
．RIGHT
．SUM
．SUMIF
．SUMPRODUCT
．COUNTA
．COUNT
．VLOOKUP
  • LEFT函數：取字串中的前幾個字
語法：=LEFT(text, [num_chars])
描述：=LEFT(字串,指定字數)
範例：=LEFT(A5,1) 即為取A5中的前1個字

實務應用：分開姓氏與名字
 
步驟一：設定要取出字串的儲存格


步驟二：設定要取出的字數


步驟三：取出字串中的指定字元
 
  • RIGHT函數： 取字串中的後幾個字
語法：=RIGHT(text, [num_chars])
描述：=RIGHT(字串,指定字數)
範例：=RIGHT(B5,3) 即為取B5中的後3個字

範例：取電話號碼後三碼

步驟一：設定要取出字串的儲存格


步驟二：設定要取出的字數


步驟三：取出字串中的指定字元
 
  • SUM函數： 將範圍內的數值加總
語法：=SUM(number1, [number2], ...)
描述：=SUM(加總範圍)

範例：計算所有人的薪資總和

步驟一：設定加總範圍


步驟二：計算範圍內的數值加總
 
  • SUMIF函數：指定範圍內符合條件的數字加總
語法：=SUMIF(range, criteria, [sum_range])
描述：=SUMIF(條件範圍,條件,加總範圍)

範例：計算同月份所有人的獎金總和
 
步驟一：設定要篩選條件的範圍


步驟一：設定要篩選的條件


步驟三：設定符合條件後要加總的範圍


步驟四：計算範圍內符合條件的數字加總
 
  • SUMPRODUCT函數：將對應範圍的數字相乘後加總
語法：=SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...)
描述：=SUMSUMPRODUCT(相乘範圍1,相乘範圍2,...)

範例：計算不同金額訂單的成交總金額
 
步驟一：設定第一個要相乘的範圍



步驟二：設定第二個要相乘的範圍



步驟三：指定範圍相乘後加總的結果
範圍一與範圍二每筆資料相乘後加總，計算結果即 (B2xC2)+(B3xC3)+(B4xC4)+(B5xC5)+(B6xC6)+(B7xC7)

 
  • COUNTA函數：計算範圍內資料的個數（可計入非數值）
語法：=COUNTA(value1, [value2], ...)
描述：=COUNTA(計算範圍)

範例：假設要計算名單的總人數
 
步驟一：設定計算範圍

步驟二：計算出資料個數（可計入非數值）
計入範圍內的數值與非數值資料個數，非數值包括文字和儲存格錯誤，空白格則不列入計算。
 
  • COUNT函數：計算範圍內資料的個數（只計入數值）
語法：=COUNT(value1, [value2], ...)
描述：=COUNT(計算範圍)

範例：假設要計算名單內已確認上班日期的人數，則文字註記屬於非數值資料，不列入計算。
 
步驟一：設定計算範圍


步驟二：計算出資料個數（只計入數值）
只計入範圍內的數值資料，包括數字、日期等。
 
  • VLOOKUP函數： 在表格範圍中尋找目標並回傳指定欄位的資料
語法：=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
描述：=VLOOKUP(尋找目標,尋找範圍,回傳的指定欄位,0/1)

範例：假設要查詢學生成績，設定目標為學生姓名，尋找表格範圍中學生的姓名與對應欄位的成績。
 
步驟一：設定要尋找的目標


步驟二：設定尋找範圍
在設定尋找範圍時，要尋找的目標必須位於範圍的第一欄，VLOOKUP才能正確運作，例如要找的資料在A2，則範圍的最左側應該從A欄開始。


步驟三：設定回傳的指定欄位
在設定回傳的指定欄位時，是以尋找範圍內的第一欄開始計算欄位，不是以工作表的實際欄位，例如範圍設定A2:C5，則A欄為第1欄，要回傳的資料在C欄為第3欄，回傳的指定欄位設定為3。同樣，若範圍設定B2:D5，則將B欄視為第1欄，C欄視為第2欄，依此類推。


步驟四：設定邏輯值為0或1
最後一個設定為邏輯值，設定0=FALSE則會尋找範圍的第一欄中完全符合的值；設定1=TRUE，則會尋找範圍的第一欄中的最接近值。

設定0（FALSE）的邏輯值，尋找範圍中與目標完全符合的值。



若範圍中的資料有誤，沒有找到完全符合的值，結果就會出現錯誤顯示「#N/A!」，這時應該重新核對資料是否正確，差一個字或差一個空格都不行。

 
若設定1（TRUE）的邏輯值，尋找的方法就與0（FALSE）不同，1（TRUE）的邏輯是尋找範圍中最接近且小於或等於目標的值。

假設想要透過考試成績的分數查詢落在哪個分數區間，就可以使用VLOOKUP查詢，尋找範圍最左側的欄位設定每個區間的最小值（比對目標），成績區間需由小到大排列，則VLOOKUP就會由上往下尋找與目標分數小於等於的值，並回傳評等。



 以上就是8種Excel函數的分解教學與實務應用，相信只要充分練習操作後，您也能成為Excel操作小達人！
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標籤：職場專題Excel函數工作表教學
作者

Y小編

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