Excel教學|8種常用Excel函數基礎教學|SUM、SUMIF、COUNTA、COUNT、VLOOKUP分享2024-04-18
職場文書行政工作必備的Excel技巧,想從基礎開始練習嗎?這次來分享8種超常用的Excel函數,從資料加總、計算資料個數到回傳資料,同步帶您分解函數實務應用的範例,絕對是您需要的保母級教學!
以下整理分享,可點目錄快速查看
.LEFT
.RIGHT
.SUM
.SUMIF
.SUMPRODUCT
.COUNTA
.COUNT
.VLOOKUP
- LEFT函數:取字串中的前幾個字
描述:=LEFT(字串,指定字數)
範例:=LEFT(A5,1) 即為取A5中的前1個字
實務應用:分開姓氏與名字
步驟一:設定要取出字串的儲存格
步驟二:設定要取出的字數
步驟三:取出字串中的指定字元
步驟二:設定要取出的字數
步驟三:取出字串中的指定字元
- RIGHT函數: 取字串中的後幾個字
描述:=RIGHT(字串,指定字數)
範例:=RIGHT(B5,3) 即為取B5中的後3個字
範例:取電話號碼後三碼
步驟一:設定要取出字串的儲存格
步驟二:設定要取出的字數
步驟三:取出字串中的指定字元
- SUM函數: 將範圍內的數值加總
描述:=SUM(加總範圍)
範例:計算所有人的薪資總和
步驟一:設定加總範圍
步驟二:計算範圍內的數值加總
- SUMIF函數:指定範圍內符合條件的數字加總
描述:=SUMIF(條件範圍,條件,加總範圍)
範例:計算同月份所有人的獎金總和
步驟一:設定要篩選條件的範圍
步驟一:設定要篩選的條件
步驟三:設定符合條件後要加總的範圍
步驟四:計算範圍內符合條件的數字加總
步驟一:設定要篩選的條件
步驟三:設定符合條件後要加總的範圍
步驟四:計算範圍內符合條件的數字加總
- SUMPRODUCT函數:將對應範圍的數字相乘後加總
描述:=SUMSUMPRODUCT(相乘範圍1,相乘範圍2,...)
範例:計算不同金額訂單的成交總金額
步驟一:設定第一個要相乘的範圍
步驟二:設定第二個要相乘的範圍
步驟三:指定範圍相乘後加總的結果
範圍一與範圍二每筆資料相乘後加總,計算結果即 (B2xC2)+(B3xC3)+(B4xC4)+(B5xC5)+(B6xC6)+(B7xC7)
步驟二:設定第二個要相乘的範圍
步驟三:指定範圍相乘後加總的結果
範圍一與範圍二每筆資料相乘後加總,計算結果即 (B2xC2)+(B3xC3)+(B4xC4)+(B5xC5)+(B6xC6)+(B7xC7)
- COUNTA函數:計算範圍內資料的個數(可計入非數值)
描述:=COUNTA(計算範圍)
範例:假設要計算名單的總人數
步驟一:設定計算範圍
步驟二:計算出資料個數(可計入非數值)
計入範圍內的數值與非數值資料個數,非數值包括文字和儲存格錯誤,空白格則不列入計算。
步驟二:計算出資料個數(可計入非數值)
計入範圍內的數值與非數值資料個數,非數值包括文字和儲存格錯誤,空白格則不列入計算。
- COUNT函數:計算範圍內資料的個數(只計入數值)
描述:=COUNT(計算範圍)
範例:假設要計算名單內已確認上班日期的人數,則文字註記屬於非數值資料,不列入計算。
步驟一:設定計算範圍
步驟二:計算出資料個數(只計入數值)
只計入範圍內的數值資料,包括數字、日期等。
步驟二:計算出資料個數(只計入數值)
只計入範圍內的數值資料,包括數字、日期等。
- VLOOKUP函數: 在表格範圍中尋找目標並回傳指定欄位的資料
描述:=VLOOKUP(尋找目標,尋找範圍,回傳的指定欄位,0/1)
範例:假設要查詢學生成績,設定目標為學生姓名,尋找表格範圍中學生的姓名與對應欄位的成績。
步驟一:設定要尋找的目標
步驟二:設定尋找範圍
在設定尋找範圍時,要尋找的目標必須位於範圍的第一欄,VLOOKUP才能正確運作,例如要找的資料在A2,則範圍的最左側應該從A欄開始。
步驟三:設定回傳的指定欄位
在設定回傳的指定欄位時,是以尋找範圍內的第一欄開始計算欄位,不是以工作表的實際欄位,例如範圍設定A2:C5,則A欄為第1欄,要回傳的資料在C欄為第3欄,回傳的指定欄位設定為3。同樣,若範圍設定B2:D5,則將B欄視為第1欄,C欄視為第2欄,依此類推。
步驟四:設定邏輯值為0或1
最後一個設定為邏輯值,設定0=FALSE則會尋找範圍的第一欄中完全符合的值;設定1=TRUE,則會尋找範圍的第一欄中的最接近值。
設定0(FALSE)的邏輯值,尋找範圍中與目標完全符合的值。
若範圍中的資料有誤,沒有找到完全符合的值,結果就會出現錯誤顯示「#N/A!」,這時應該重新核對資料是否正確,差一個字或差一個空格都不行。
若設定1(TRUE)的邏輯值,尋找的方法就與0(FALSE)不同,1(TRUE)的邏輯是尋找範圍中最接近且小於或等於目標的值。
假設想要透過考試成績的分數查詢落在哪個分數區間,就可以使用VLOOKUP查詢,尋找範圍最左側的欄位設定每個區間的最小值(比對目標),成績區間需由小到大排列,則VLOOKUP就會由上往下尋找與目標分數小於等於的值,並回傳評等。
步驟二:設定尋找範圍
在設定尋找範圍時,要尋找的目標必須位於範圍的第一欄,VLOOKUP才能正確運作,例如要找的資料在A2,則範圍的最左側應該從A欄開始。
步驟三:設定回傳的指定欄位
在設定回傳的指定欄位時,是以尋找範圍內的第一欄開始計算欄位,不是以工作表的實際欄位,例如範圍設定A2:C5,則A欄為第1欄,要回傳的資料在C欄為第3欄,回傳的指定欄位設定為3。同樣,若範圍設定B2:D5,則將B欄視為第1欄,C欄視為第2欄,依此類推。
步驟四:設定邏輯值為0或1
最後一個設定為邏輯值,設定0=FALSE則會尋找範圍的第一欄中完全符合的值;設定1=TRUE,則會尋找範圍的第一欄中的最接近值。
設定0(FALSE)的邏輯值,尋找範圍中與目標完全符合的值。
若範圍中的資料有誤,沒有找到完全符合的值,結果就會出現錯誤顯示「#N/A!」,這時應該重新核對資料是否正確,差一個字或差一個空格都不行。
若設定1(TRUE)的邏輯值,尋找的方法就與0(FALSE)不同,1(TRUE)的邏輯是尋找範圍中最接近且小於或等於目標的值。
假設想要透過考試成績的分數查詢落在哪個分數區間,就可以使用VLOOKUP查詢,尋找範圍最左側的欄位設定每個區間的最小值(比對目標),成績區間需由小到大排列,則VLOOKUP就會由上往下尋找與目標分數小於等於的值,並回傳評等。
以上就是8種Excel函數的分解教學與實務應用,相信只要充分練習操作後,您也能成為Excel操作小達人!
作者
Y小編
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